EXKI - NOTICE AUX CLIENTS CONCERNANT LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE  

 

EXKI S.A., dont le siège social est situé à 1050 Ixelles, chaussée d’Ixelles 12, ayant pour numéro d'entreprise 0472.429.986, agissant en tant que responsable de traitement, traite et utilise des données personnelles relatives à ses clients (ci-après, dénommés les « Clients »), conformément aux règlementations applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 dénommé le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après, dénommé le « RGPD »).

Cette notice concernant la protection de la vie privée vise à expliquer pourquoi et comment EXKI collecte des données personnelles sur ses Clients (ci-après, dénommées les « Données des Clients »), comment elle les protège et combien de temps elle les conserve. Cette notice ne porte pas préjudice à des dispositions spécifiques qui figureraient le cas échéant dans d’autres documents.

1 Pourquoi EXKI traite-elle les Données des Clients ?

EXKI conserve et traite les Données des Clients, sous forme électronique ou non, à des fins administratives, de marketing et de gestion de la clientèle, plus particulièrement à la lumière des activités non-exhaustives suivantes: traiter et répondre à toute communication, demande ou requête que les Clients soumettent à EXKI (y compris via le site internet) ou suite à un premier contact d’EXKI, traiter des informations relatives à la vente en ligne (effective ou potentielle) de produits et/ou services d’EXKI et envoyer des relevés et factures aux Clients, fournir aux Clients des lettres d’informations et autre communications marketing, conduire des enquêtes et études de marchés, améliorer les produits et/ou services d’EXKI et résoudre les conflits.

2 Quels sont les fondements juridiques du traitement des Données des Clients ?

Les Données des Clients sont traitées sur la base de l’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

• En vue de la conclusion et de la gestion de l’exécution d’un contrat de vente ou d’un autre contrat avec un Client, y compris la procédure de facturation,

• Afin de se conformer aux obligations légales applicables à EXKI (par ex. concernant les matières fiscales, etc.),

• Dans le cadre des intérêts légitimes d’EXKI et/ou d’une partie tierce mais qui, de l’avis d’EXKI, bénéficient également aux Clients, tels que, mais sans y être limité, le marketing direct et les analyses de données,

• Le consentement du Client concerné (par ex. pour répondre à une enquête de satisfaction clientèle). Le Client concerné peut retirer son consentement à tout moment, étant compris qu’un tel retrait n’affectera pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait sur la base de ce consentement.

3 Quelles sont les catégories de Données des Clients traitées ?

Les Données des Clients sont toutes les informations personnelles concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Pour les finalités précitées, le traitement de données personnelles peut inclure les catégories suivantes :

• Données d’identification personnelle, comme le nom et l’adresse,

• Données d’identification électronique, comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone,

• Détails personnels, comme la date de naissance, la langue, la nationalité et le genre,

• Habitudes de consommation (volume d’achats, historique de ventes, etc.),

• Participations à des événements (y compris des membres de la famille, le cas échéant),

• Données résultant d’enquêtes.

4 D’où viennent les Données des Clients ?

Quand un Client contacte EXKI, les données initiales proviennent en général du Client lui-même ou indirectement par l’intermédiaire de sa visite sur notre site web (p.ex. cookies). EKXI peut aussi contacter un Client à des fins de prospection quand les données initiales n’ont pas été obtenues de sa part mais bien d’autres personnes qui ont transmis ces données à EKXI. Dans le cadre de sa relation avec EXKI, le Client concerné fournira à EXKI des informations complémentaires (par ex. les informations nécessaires pour le bon de commande). Si le Client ne fournit pas à EXKI les informations requises par la loi ou le contrat, EXKI peut décider de ne pas prendre en compte les demandes ou les commandes passées par les Clients. Egalement, si le Client ne fournit pas d’autres informations, il peut ne pas bénéficier des avantages qui y sont liés. Par exemple, si un Client ne souhaite pas partager avec EXKI son adresse e-mail, il/elle ne recevra aucune des lettres d’informations électroniques d’EXKI.

EXKI peut également recevoir des données relatives à un Client de la part d’autres clients, de fournisseurs ou, plus généralement, d’autres personnes avec lesquelles le Client est amené à échanger ces données dans le cadre de sa relation avec EXKI.

5 Qui a accès aux Données des Clients ?

Pour les finalités précitées, les données personnelles peuvent être divulguées à, et même éventuellement traitées par :

• Les Clients eux-mêmes,

• Le personnel d’EXKi qui a un besoin de connaître les informations personnelles en jeu,

• Les individus et entités légales qui ont des contacts directs avec EXKI, comme ses sociétés filiales ou ses franchisés,

• Les autorités publiques conformément aux réglementations applicables, comme l’administration fiscale,

• Les prestataires de services (par exemple, pour la maintenance du site web, pour l’assistance lors de campagnes promotionnelles, etc.) et les autres conseillers professionnels de EXKI qui ont un besoin de connaître ces informations.

6 Les Données des Clients sont-elles transférées en dehors de leur pays de résidence ?

En général, ces données sont conservées en Belgique mais il se peut que nous transférions certaines informations concernant les Clients à l’étranger mais toujours en lien avec la gestion de nos activités. S’il s’agit d’un transfert de données en-dehors de l’Union Européenne, EXKI aura mis en place des garanties appropriées en ligne avec le RGPD.

7 Combien de temps les Données des Clients sont-elles conservées ?

Les Données des Clients ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux finalités précitées.

En ce qui concerne les données transmises dans le cadre d’observations ou de demandes, les données transmises sont conservées pendant 1 mois après que nous y ayons répondu.

En ce qui concerne les données transmises indirectement par notre système, les données ne sont conservées que pendant 1 mois après la visite sur notre site web.

En ce qui concerne les données transmises à l’occasion d’une commande en ligne via notre site web, vos données sont conservées pendant 12 mois.

Du reste, les Données des Clients seront conservées tant qu’EXKI peut avoir une responsabilité légale pour laquelle l’utilisation de Données des Clients peut être pertinente, tenant compte des délais de prescription applicables et des obligations légales de conservation.

8 Comment les Données des Clients sont-elles protégées ?

EXKI déploie ses meilleurs efforts pour conserver et protéger les Données des Clients contre la perte, la divulgation ou l’accès non-autorisé(e).

9 Quels sont les droits des individus et qui peuvent-ils contacter ?

Les individus dont des informations personnelles sont collectées et traitées comme des Données des Clients ont, à tout moment et à condition qu’ils fournissent une preuve suffisante de leur identité, le droit de contacter EXKI, s’ils souhaitent :

• Accéder, rectifier ou effacer leurs données personnelles,

• Restreindre ou s’opposer au traitement de leurs données personnelles (par ex. à des fins de marketing direct),

• Recevoir les données qu’ils ont fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et les transmettre à un autre responsable de traitement s’ils le souhaitent, quand elles ont été traitées sur la base de leur consentement et/ou de l’exécution du contrat,

• Recevoir des informations complémentaires sur les garanties en cas de transferts internationaux de données,

• Introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de Protection des Données ou d’une autre autorité de contrôle de l’UE, s’ils estiment qu’EXKI n’a pas agi conformément aux réglementations sur la protection des données applicables.

Pour toutes informations complémentaires concernant ces droits, vous pouvez contacter EXKI :

• Par e-mail (hello@EXKi.com), ou

• Par courrier (EXKi SA, chaussée d’Ixelles 12, 1050 Bruxelles)

10 Changements

EXKI est susceptible de modifier cette notice concernant la protection de la vie privée à tout moment quand cela est nécessaire, notamment pour se conformer avec les changements dans la réglementation ou les exigences introduites par les autorités de protection des données.